Koncom roka 2024 sme v spoločnosti Dejmark spustili digitálne podpisovanie dokumentov cez platformu Signi. Bol to prvý krok k úplnej automatizácii procesu, ktorý dnes pokrýva celý životný cyklus zmluvy – od jej vytvorenia, cez schválenie a podpis, až po bezpečné uloženie do archívu.
Na začiatku sme si s klientom prešli ich súčasné postupy, identifikovali slabé miesta a krok za krokom sme navrhli efektívnejší systém. Vzniklo tak personalizované riešenie, ktoré je v súčasnosti už prirodzenou súčasťou ich každodenného fungovania.
Hoci štatistiky hovoria, že digitalizácia dokáže znížiť náklady až o 85 %, v praxi sa naplno ukázala aj iná hodnota – odbúranie opakujúcich sa úkonov, ktoré zbytočne zaťažovali tím. Čas, ktorý zamestnanci trávili rutinnou administratívou, tak teraz venujú zákazníkom, obchodným príležitostiam a lepšiemu servisu.
Pozrite si 5 najčastejších úloh, ktoré dnes v Dejmarku prebiehajú automaticky, a môžu fungovať rovnako aj vo vašej firme.
1. Neustále hľadanie správnych podkladov
Keď sa dokumenty vytvárajú ručne – kopírovaním starších verzií, manuálnym dopĺňaním údajov a opakovanými kontrolami – ľahko vznikajú nepresnosti, duplicity či zbytočné zásahy právneho oddelenia.
V Dejmarku sú dnes pripravené hotové šablóny, ktoré vytvorili odborníci z právneho tímu. Tie sme nasadili do CRM a prepojili s reálnymi dátami a tak, aby sa do nich pri generovaní novej zmluvy automaticky doplnili všetky potrebné informácie – od názvu firmy po dátum platnosti. Výsledkom je dokument, ktorý vzniká rýchlo a bez chýb, pričom pred finálnym odoslaním vždy ešte prejde kontrolou zodpovednej osoby.
Rovnaký prístup sa dá využiť aj pri ďalších opakovane vytváraných dokumentoch, ako sú cenové ponuky, objednávky, výkazy či interné formuláre.
2. Ručné upravovanie príloh a podmienok
V mnohých firmách nestačí len základný dokument. K zmluve treba pridať prílohy, doplniť obchodné podmienky podľa typu zákazníka, produktovej rady alebo sezóny. Manuálne hľadanie a pripájanie týchto materiálov je pomalé a náchylné na chyby.
V spolupráci s klientom sme nastavili pravidlá, ktoré určujú, aké prílohy sa majú automaticky pripojiť podľa vybraných parametrov. Obchodník si zvolí typ klienta či obdobie a systém pridá všetko potrebné. Presne, rýchlo, bez omylov.
Takto sa dajú automaticky dopĺňať aj technické špecifikácie k produktom, certifikáty, cenové listy alebo iné prílohy, ktoré sa viažu k určitému typu transakcie či klienta.
3. Ručné posielanie dokumentov na schválenie
Posielanie dokumentov cez emaily alebo kolovanie v papierovej forme často spôsobuje zdržania. Nie je jasné, kto má dokument aktuálne na stole, čo už bolo odobrené a kde sa celý proces zastavil.
V našom systéme má každý dokument svoj vlastný workflow, zodpovednú osobu a aktuálny stav – napríklad “na schválenie” alebo “pripravené na podpis”. Stavy dokumentov sa aktualizujú priamo v Signi a prehľadne zobrazujú v CRM rozhraní. Právnici aj manažment tak vždy vedia, kde sa dokument nachádza a čo ho ešte čaká.
Takýto systémový prehľad ocení každý tím, ktorý rieši interné žiadanky, schvaľovanie objednávok či pracovné zmeny v rôznych oddeleniach.
4. Manuálne podpisovanie a preposielanie dokumentov
Exportovanie, posielanie emailov s návodmi, kontrola návratnosti a následné ukladanie. Podpisovanie býva často najzdĺhavejšou fázou celého cyklu.
Po zavedení digitálneho podpisu sa tento krok zjednodušil. Po schválení dokumentu systém automaticky odošle klientovi upozornenie. Podpisovanie prebieha v Signi a zvládne ho aj klient bez potreby inštalovať čokoľvek – zmluvu podpíše priamo z mobilu, s overením cez SMS kód.
Elektronické podpisovanie je ideálnym riešením najmä pri dokumentoch, ktoré vyžadujú viacero podpisov od rôznych osôb či oddelení.
5. Triedenie a archivácia
Ak sú dokumenty uložené v prílohách emailov, náhodných zložkách alebo rozoslané medzi kolegami, orientácia v nich je zdĺhavá a riziková. Každý dopyt znamená nové hľadanie.
V Dejmarku sa podpísané dokumenty ukladajú automaticky. Sú dostupné cez B2B portál a zároveň prepojené s údajmi v CRM systéme, priradené ku konkrétnemu klientovi, čo zjednodušuje reporty aj spätné dohľadanie. Takto sú okamžite dostupné všetkým, ktorí k nim majú mať prístup a klienti si ich navyše vedia spätne pozrieť cez vlastné rozhranie.
Centralizované uloženie informácií pomáha nielen pri práci s dokumentmi, ale aj pri správe dát, reportoch či interných procesoch.
Na záver: Na začiatku aj na konci systému je vždy človek
Každá firma má iné procesy, iné dokumenty aj iné výzvy. Často však majú jedno spoločné – mnohé úkony sa neustále opakujú a zaberajú viac času, než by mali.
V bart.sk sa zameriavame na hľadanie týchto úzkych miest. Spolu s vami navrhujeme riešenia, ktoré automatizujú rutinné úlohy, prepoja dáta a odbremenia tím. Zároveň však vieme, že technológia je len nástroj. Obsah preto vytvárajú odborníci a kontrola zostáva naďalej v rukách ľudí.
Ak aj vo vašej firme existujú procesy, ktoré sa dajú robiť jednoduchšie, ozvite sa. Spolu nájdeme riešenie, ktoré vám ušetrí čas, energiu aj kapacity tímu.
FAQ: o automatizácii zmluvného procesu
Čo znamená automatizácia zmluvného procesu?
Ide o prepojenie všetkých krokov – od vytvorenia zmluvy až po jej podpis a archiváciu – do jedného digitálneho systému. Vďaka tomu sa zníži chybovosť, zrýchli tok informácií a tím má vždy prehľad, v akej fáze sa dokument nachádza.
Aké výhody prináša digitalizácia dokumentov mojej firme?
Ušetrí čas aj náklady, odstráni rutinné úkony a zlepší spoluprácu medzi oddeleniami. V Dejmarku napríklad automatizácia zmlúv znížila administratívnu záťaž a umožnila zamestnancom venovať sa zákazníkom a obchodu namiesto papierovaniu.
Je elektronický podpis cez Signi právne záväzný?
Áno. Signi využíva kvalifikované elektronické podpisy a overenie prostredníctvom SMS kódu, čo spĺňa legislatívne požiadavky EÚ podľa nariadenia eIDAS. Dokument podpísaný touto formou má rovnakú platnosť ako papierový originál.
Aké dokumenty sa dajú automatizovať?
Nielen zmluvy, ale aj cenové ponuky, objednávky, výkazy či interné žiadanky. Všetky majú spoločné opakujúce sa údaje, ktoré systém doplní automaticky zo CRM alebo databázy klientov.
Je takéto riešenie vhodné aj pre menšie firmy?
Určite áno. Automatizácia sa dá nasadiť postupne – napríklad začať digitálnym podpisovaním a neskôr pridať šablóny, workflow či prepojenie s CRM. Každý krok prinesie úsporu času a vyššiu presnosť.
Ako prebieha zavedenie systému automatizácie?
Najprv sa zanalyzujú existujúce procesy, identifikujú opakujúce sa úlohy a navrhne sa spôsob prepojenia s vašimi systémami. Následne sa pripraví testovacia verzia, odladí sa workflow a zamestnanci sa zaškolia na nové postupy.
Aké technológie sa pri tom používajú?
Najčastejšie ide o kombináciu CRM systému, platformy na elektronický podpis (napr. Signi), cloudového úložiska a bezpečného API pre výmenu dát medzi systémami. Celé riešenie sa dá prispôsobiť podľa infraštruktúry klienta.
Čo ak potrebujeme špecifické právne šablóny?
Riešenie počíta aj s tým. Právny tím môže pripraviť vlastné šablóny, ktoré sa nasadia do systému a automaticky dopĺňajú aktuálnymi údajmi. Každý dokument zároveň prechádza finálnou kontrolou zodpovednej osoby.
Ako sa rieši bezpečnosť a ochrana dát?
Všetky údaje sa prenášajú šifrovane a ukladajú na zabezpečené servery. Prístup je riadený právami používateľov a v každom kroku sa zaznamenáva auditná stopa, takže je vždy možné spätne dohľadať, kto dokument upravoval alebo podpisoval.
Koľko trvá implementácia?
Závisí od rozsahu procesov, ktoré sa automatizujú. Menšie riešenia sa dajú nasadiť v rámci niekoľkých týždňov, komplexné systémy vrátane integrácií obvykle zaberú niekoľko mesiacov. Každý projekt sa nastavuje individuálne podľa potrieb klienta.
