Ako povedal náš CEO Marek v rozhovore pre Podnikajte.sk, keď sa jedná o ERP a eshopy, netreba vymýšľať koleso. Ak máte vo firme rozbehaný overený systém podnikového riadenia so všetkými informáciami, ktoré potrebujete, stačí ho len s internetovým obchodom vhodne prepojiť. Ideálne cez API. Čo všetko môžete z ERP do eshopu prenášať a ako svoj systém na prepojenie pripraviť? Spísali sme niekoľko odporúčaní.
Firemné dáta sú vašim najväčším bohatstvom. Obzvlášť, ak sú správne štruktúrované a bezpečne uložené v ERP. Vďaka následnému pripojeniu systému na eshop navyše získavate ešte viac. Možnosť ich správy z jedného miesta, jednotnosť dát pre online i offline predaj či rýchlejšiu aktualizáciu.
Otázka číslo 1: Dá sa môj ERP sytém s eshopom prepojiť?
Táto otázka je zo všetkých najdôležitejšia. Niektoré ERP totiž prepojenie vôbec nepodporujú a nútia podnikateľov využívať ich vstavaný eshopový systém. Ten však často neumožňuje žiadnu personalizáciu ani doprogramovanie dodatočných funkcionalít.
Najlepší ERP, naopak, ponúkajú eshopom možnosť pripojiť sa cez Rest API. Patria medzi ne napríklad Helios, Money alebo Pohoda, ktoré majú navyše výbornú podporu zo strany svojich vývojárov. Vďaka ich prepojeniu cez API má eshop okamžitú odozvu v prípade zmeny údajov v ERP a rovnako rýchlo doň vie aj zasielať vlastné dáta.
Čo všetko sa môže do eshopu z môjho ERP prenášať?
Informácie o produktoch – Z ERP si eshop vezme názov produktu a jeho unikátny identifikátor. Následne k nemu z vlastnej administrácie pripojí rozsiahlejší popis, fotografie, videá alebo PDF materiály.- Dáta o stave skladov – Vďaka prepojeniu so skladom bude eshop presne zobrazovať nielen dostupnosť produktov, ale napríklad aj plán doskladnenia od dodávateľa.
- Objednávky – Každá objednávka z eshopu putuje priamo do ERP, aby mohol obchod následne prijať a ďalej posunúť zákazníkovi presnú informáciu o jej prijatí, zaplatení a expedovaní.
- Zákazníci – Či už ide o B2B alebo B2C sektor, z ERP si obchod zoberie všetky informácie o zákazníkoch aj im pridelených rolách či špeciálnych zľavách. Ak sa vaša zľavová politika pre určitú skupinu klientov zmení, stačí to upraviť v ERP a eshop už nové ceny aplikuje na každú objednávku. Naopak, obchod do ERP pošle všetky informácie o novoregistrovaných klientoch, ktorých následne dokážete vyhľadať v systéme aj pri nákupe na kamennej predajni.
- Možnosti distribúcie – V prípade, že určité produkty ponúkate len vybraným zákazníkom, môžete toto nastavenie jednoducho definovať v rámci ERP systému. Eshop sa už následne postará o to, aby sa tovar dostal vždy len tým správnym ľuďom.
- Ceny – Či už ide o základné ceny, množstevné zľavy či špeciálne akcie, všetky tieto informácie sa dajú pohodlne zadať do ERP. Základná cena produktov by však mala byť stanovená bez DPH, ktorú eshop následne priráta. Následne na ňu pridá aj prípadne požadované zľavy.
- Platby – Všetky informácie o cez eshop prijatých platbách sa zasielajú do ERP, kde ich môžete pohodlne sledovať.
- Dokumenty – Faktúry, dobropisy či akékoľvek ďalšie pre účtovníctvo dôležité dokumenty dokáže eshop vygenerovať a následne zaslať priamo vášmu finančnému oddeleniu, bez zbytočného exportu navyše. Ušetríte tak množstvo papiera, chýb a získate istotu, že sa nič nestratí.
- Bonus 1: Vyhodnocovanie dát – Keďže medzi eshopom a ERP neustále prebieha výmena dát, oba následne dokážu tieto informácie vyhodnocovať a kategorizovať.
- Bonus 2: Viac eshopov z jedného ERP – Ak disponujete rozsiahlou databázou produktov, môže byť pre vás vhodnejšie vytvoriť hneď niekoľko eshopov naraz. Takto sa môže každý z nich sústrediť na relevantnú cieľovú skupinu a ponúknuť zákazníkom presne to, čo potrebujú. Navyše, všetky eshopy môžete bez problémov spravovať z jedného miesta a nemusíte sa trápiť žiadnou nadbytočnou administratívou.
Ako sa pripraviť na prepojenie ERP s eshopom?
Každý ERP systém má svoje vlastné špecifiká. Tie sa týkajú napríklad aj dát, ktoré z neho môže eshop prijímať. Prvým krokom spolupráce s developerským tímom je teda prehliadka vášho ERP, aby pochopil, s akými informáciami môže pracovať a ako môže využiť jeho možnosti na maximum.
Následne je potrebné navrhnúť, ako bude vyzerať štruktúra získavania dát, teda aké dáta sa budú posielať kam, a čo sa tam s nimi bude následne robiť. V tomto bode je dôležité najmä dôsledné zadefinovanie úloh, ktoré budú jednotlivé súčasti vykonávať. Obzvlášť, ak využívate popri ERP napríklad aj ďalší účtovný či skladový systém.
Ideálne je, ak čo najviac “práce” preberie práve ERP. Odporúčame vám ho preto využiť na maximum, a, ak to podporuje, spracúvať v ňom aj vaše účtovníctvo, vernostný program a ďalšie súčasti podnikania. Samozrejme, ak sa vám s niektorými jeho súčasťami nepracuje pohodlne alebo nefungujú správne, je potom lepšie presunúť tieto dáta inde, aby ste mohli fungovať čo najefektívnejšie.
Keď je táto fáza hotová, vývojári vám môžu odporučiť niekoľko krokov, ktoré zabezpečenia plynulé prepojenie systémov. Obyčajne sú to tieto:
- Úprava štruktúry dát: Informácie by mali byť jednotné a organizované. Týka sa to najmä cien (základná cena bez DPH, zaokrúhlená na rovnaký počet desatinných miest), skladov, rolí zákazníkov a kategórií produktov.
- Informácie o tovare: Každý produkt by mal mať v ERP vyplnený názov a špecifický identifikátor. Ďalšie informácie, ako popis, obrázky a pod., môžu byť, ale aj nemusia, zadávané priamo v prostredí eshopu. Záleží to od možností ERP a dohody s vývojarskym tímom.
- Komunikácia s podporou: Keďže ERP systémy sú často robustné, obyčajne vám s ich kúpou pridelia aj človeka alebo tím zabezpečujúci podporu. Je dôležité ho o pripravovanom prepojení ERP a eshopu upozorniť a požiadať o súčinnosť či rovno odporúčania pre hladký priebeh.
- Komunikácia so zamestnancami: Ak podnikáte, pravdepodobne máte pod sebou niekoľko desiatok ľudí s rôznymi pozíciami. Prechod či rozšírenie obchodu do online priestoru môže byť pre nich nový, a niekedy aj strašidelný zážitok spojený s obavou o stratu zamestnania. Je potrebné im preto vysvetliť, ako eshop zasiahne či upraví ich aktuálnu pracovnú náplň a aj to, aké výhody im môže priniesť. Pri správne nastavenom prepojení ERP a internetového obchodu budú zmeny minimálne, no zároveň sa im vďaka centralizácii dát bude pracovať jednoduchšie, automatizovanejšie a s menšou chybovosťou.
My v bart-e sa snažíme vyvíjať digitálne ecommerce riešenia tak, aby získavali čo najviac dát práve z ERP. Vieme totiž, že klient je v jeho používaní už dobre zorientovaný a preto mu nechceme zabehnuté postupy práce zbytočne meniť. Zároveň má nad informáciami uloženými v systémoch podnikového riadenia výbornú možnosť kontroly. Navyše, čím menej informácii ukladáme priamo do eshopu, tým menšia je veľkosť projektu a tým rýchlejšie funguje.
V skratke, prepojenie dobrého a spoľahlivého ERP s eshopom ponúka minimum rizík a veľké množstvo výhod. Odporúčame ho preto každému, komu už teraz ERP uľahčuje podnikanie a chcel by svoj biznis posunúť ďalej, do sveta online služieb. A čo ak ERP nemáte alebo vám nevyhovuje? V tom prípade pripravíme v eshope všetko tak, aby sa vám podnikalo čo najľahšie.
