Aj keď nevedomky, retospektívu si robí pravidelne každý z nás. Najčastejšie na prelome rokov. Veď to poznáte – sedíte pri stole po večeri, v ruke pohár šumivého, a navzájom sa pýtate: Čo sa nám podarilo? Čo by sme chceli zmeniť? Aké predsavzatia si dáme na ďalší rok?
Mňa nepriamo naučil robiť takúto koncoročnú retrospektívu kedysi dávno otec. A keď som sa s pojmom retrospektíva opätovne stretla v rámci Scrum eventov a agilného vývoja, len som sa pousmiala a povedala si, že to bude isto ľahké, pretože v tomto už mám vyše 30 rokov praxe. Ako veľmi som sa mýlila! :) A rada som svoju chybu priznala aj verejne – v prednáškovej miestnosti Skillmea, kde sme v rámci Profesia days dostali ako firma priestor na prezentáciu.
Rozprávať sa v 5-člennom tíme, ktorý tvorí výhradne vaša rodina, alebo diskutovať s ľuďmi, čo sa vidia denno denne, poznajú sa a veria si navzájom, je ľahké. No získať spätnú väzbu od tímu, ktorý funguje na diaľku, kľudne aj na 3 svetových kontinentoch, a natívne rozpráva rôznymi jazykmi, to už je veru iná divočina.
Ako sa v tíme pýtať, aby ste dostali od ľudí odpovede? Ako dosiahnuť, aby vám povedali viac, než len áno a nie? Čo všetko treba brať do úvahy, aby sme pre ľudí vytvorili priestor, kde budú ochotne a konštruktívne reagovať? Na to všetko som sa snažila publiku odpovedať práve na svojej prednáške.
Ako na prvú retrospektívu?
Predstavte si, že máte tím, ktorý úspešne zvládol prvé týždne spolupráce, a teraz nadišiel čas na jeho premiérovú retrospektívu.
Fáza 0: Desatoro dobrej retrospektívy
Ako prvé im predstavte “golden rules” retrospektívy. Tie sú nasledovné:
- Budujeme dôveru a poskytujeme bezpečné prostredie na diskusiu.
- Retrospektívu vedie vždy jeden facilitátor.
- Čo sa udeje počas retrospektívy, zostáva v tíme – samozrejme, pokiaľ tu nevznikne úloha mimo tímu, na ktorej sme sa dohodli a treba ju komunikovať.
- Neobviňujeme sa navzájom, ale hľadáme spoločné riešenia situácií a problémov.
- Každý sa zapája, nikto nie je dominantný.
- Čo je veľa, to je veľa :) Keď sa diskusia pridlho točí okolo jednej témy, treba ju prerušiť a posunúť sa ďalej.
- Snažíme sa byť myšlienkami prítomní. V opačnom prípade sa radšej retrospektívy nezúčastníme vôbec.
- Oslavujeme aj malé víťazstva a výhry. V skratke – chváľme sa navzájom.
- Neustále sa posúvajme vpred. Aj vo forme dávania spätnej väzby.
- Neskáčme si do reči.
Fáza 1: Naladenie tímu
Následne môžete prejsť k prvej fáze retrospektívy, ktorej je naladenie tímu.
Povedzme si rovno, ak máte dlhý deň a retrospektíva o 10:00 je už tretím stretnutím v poradí, nemáte asi náladu na veľké rozhovory. Rovnako pravdepodobne nie ste veľmi zhovorčiví, ak výsledok vašej práce za posledné dva týždne nebol taký, ako by ste chceli.
A práve na odpútanie sa a preladenie myšlienok nám slúžia icebreaker otázky. Napríklad:
- Aby sa tím uvoľnil: Keby si bol(a) jeden deň neviditeľný, čo by si urobil(a)?
- Aby sa zlepšila spolupráca v tíme: Aká pomoc od tvojich kolegov by sa ti zišla, ale nepožiadal(a) si o ňu?
- Aby sa ľudia v tíme lepšie spoznali: Ak by si mal(a) schopnosť teleportovať sa, kam by si sa teraz vybral(a)?
- Na zvýšenie morálky a motivácie: Čo naposledy si robil(a) na 100%?
- Pre navodenie bezpečného prostredia pred ťažkými témami: Aký je rozdiel medzi konfrontáciou a konverzáciou?
- Pre vytvorenie bezpečného a otvoreného prostredia: Ktorá farba by aktuálne najlepšie popísala tvoje pocity a prečo?
Mnohokrát dokáže práve taká “odveci” znejúca otázka na začiatku stretnutia ľudí pozitívnym spôsobom prebrať a rozpútať debatu :)
Fáza 2: Spätná väzba
Keď už máte ľudí prebudených, môžete prejsť k druhej fáze. Tou sú otázky smerujúce k spätnej väzbe a zhodnoteniu posledných 2-3 týždňov či mesiaca. Kým sa ale začnete pýtať, dajte si odpoveď na nasledovné otázky:
- V ktorej fáze projektu sme?
- Aká je vyspelosť tímu a ich skúsenosť s retrospektívou?
- Mali sme už spoločnú retrospektívu a ak áno, v akej forme?
- Vyskytli sa v poslednej dobe nepredvídané situácie v tíme?
- Doručil tím to, k čomu sa zaviazal?
- Aká je atmosféra v rámci tímu?
- Je toto stretnutie online alebo naživo?
- Aké je zloženie tímu? Prevládajú introverti alebo extroverti?
Podľa odpovedí potom vhodnejšie vyberiete formu začiatku diskusie.
Ak je tím neskúsený, môžete si pomôcť niektorou zo zaužívaných metód. Napríklad navrhnúť 3 stĺpce a 3 základné otázky, na ktoré majú ľudia odpovedať. Ako nástroj viete použiť niektorý z dostupných online služieb, napríklad retrotool.io, prípadne aj obyčajnú tabuľu. V takom prípade môžu ľudia svoje odpovede zapisovať na papieriky a lepiť ich do stĺpcov.
Ďalšie zo zaužívaných stĺpcov sú napríklad:
- Začať – Prestať – Pokračovať: Univerzálny formát vhodný pre väčšinu retrospektív, často používaný ako prvý formát v novom tíme.
- Hrdosť a radosť – Osobné zlepšenia – Zlepšenia tímu: Vhodné najmä, keď potrebuje povzbudiť morálka tímu.
- Priania – Riziká – Ocenenia – Puzzles (Wishes – Risks – Appreciations – Puzzles = WRAP): Ideálne, keď potrebujete trochu pozitivity po náročnom projekte, pred začatím nového veľkého celku alebo keď chcete odhaliť nové nápady.
Teraz skočíme do budúcnosti. Predstavte si, že váš tím je už zohratý a chcete sa ľudí pýtať inak, vlastnými otázkami. Ako by mali vyzerať?
- Otázky by mali zaujať celý tím, nielen dominantných jednotlivcov.
- Uprednostnite otvorené otázky, ktoré môžu mať viaceré, rovnako platné odpovede, a nielen odpoveď typu áno/nie.
- Pripravte otázky, ktoré pomáhajú tímu prevziať zodpovednosť za diskusiu.
- Vyhnite sa vytváraniu nepríjemných situácií pre členov tímu.
Ak si to chcete pretaviť do reálu, otázky ohľadom toho, čo sa tímu nepodarilo, by mohli vyzerať napríklad takto:
- Ktoré neočakávané udalosti sa stali, ak vôbec, počas posledného obdobia/od poslednej spätnej väzby?
- Čo vás stresovalo alebo znepokojovalo?
- Mohol by TÍM veci riešiť inak? Ako?
- Myslíte si, že ste mohli VY veci riešiť inak? Ako?
Naopak, v prípade, ak chcete zistiť, čo tím zvládol úspešne, môžu otázky vyzerať nasledovne:
- Na čo ste za posledné obdobie hrdí?
- Čo vás za posledné týždne motivovalo?
- Na čo by sme sa mali sústrediť, aby sme pokračovali vo „víťaznej sérii“ a odovzdávali práce načas?
- Aké úspechy, ktoré by sme mali osláviť, sme dosiahli?áviť?
A otázky o tímovej pohode/nepohode by mohli mať formu:
- Predstavte si, že sme všetci superhrdinovia. Aké boli nadprirodzené schopnosti nášho tímu počas posledných týždňov?
- Ako by ste opísali celkovú dynamiku tímu?
- Ako sa cítite ohľadom rovnováhy medzi prácou a osobným životom?
- Je niečo, čo obdivujete na práci niektorého z kolegov za posledné obdobie? Čo to je?
Medzi ďalšie otázky by sme mohli zaradiť témy ako: čo sme sa naučili, aké sú plánované ciele, akú hodnotu tím dodal a tak ďalej. Možnosti sú doslova nekonečné :)
Fáza 2 je hotová, otázky máte položené, dali ste ľuďom 10 minút na odpovedanie. Ako budú vyzerať ďalšie fázy?
Fázy 3 – 5: Triedenie dát, diskusia a pozitívny záver
Fáza 3 je zhromaždenie dát. Počas nej si zoskupíte spoločné témy, ktoré nájdete v odpovediach, a hlasujete za ich dôležitosť.
Fáza 4 predstavuje spoločnú debatu, diskusiu o riešeniach a dôležitosti zmien, a v prípade potreby vytvorenie akčných bodov, teda úloh na vyriešenie do budúcna.
Finálna fáza 5 je ukončenie stretnutia tak, aby si z neho ľudia odniesli pozitívnu emóciu.
Hoci má retrospektíva len týchto 5 zaužívaných fáz, dovolím si doplniť ešte jednu, ktorá vyplynula z neformálnej diskusie po prednáške na Profesia day: Zabezpečiť, aby sa akčné body, ktoré sa na retrospektíve dohodnú, aj transparentne zapracovali. A ja môžem s touto novou fázou len súhlasiť :)
