Keď sa povie softvérový vývoj, pravdepodobne si každý predstaví skupinu programátorov intenzívne búchajúcich do klávesnice. Ide ale iba o špičku ľadovca. Kým sa projekt dostane do tohto bodu, musí prejsť ešte dlhú cestu. Meetingy, analýzy, diskusie, to všetko stojí a padá na jednom základnom pilieri – efektívnej komunikácii. Ktoré témy či formulácie sú jednoznačné faux pas a čo pri diskusii pomôže programátorom nepodľahnúť panike? My sme sa odpovede na tieto otázky dozvedeli na sérii workshopov.
Prečo mať workshop, keď sa teraz dá všetko urobiť online?
„Existuje množstvo webinárov venovaných komunikácii. My sme sa ale rozhodli pre formu workshopu, a to hlavne kvôli praktickým príkladom zo skúseností lektora Rudolfa Takáča z 2BCognitus. Počas osobného stretnutia je navyše oveľa jednoduchšie dosiahnuť intenzívnu interakciu medzi účastníkmi. Ich otázky a odpovede tak môžu byť okamžité a osobné.“
– Monika
A aby sme si diskusiu podnietili ešte viac, na workshop sme vybrali kolegov z rôznych projektov. Vytvorilo sa tak bohaté prostredie na zdieľanie zážitkov a vzájomnú inšpiráciu. Čo všetko sme sa nakoniec naučili? Samé praktické tipy, ktoré sa jednoducho oplatí vedieť. Radi vám ich prezradíme.
1. Ale veď sme sa o tom bavili!
Zlatým pravidlom každého meetingu je urobiť si z neho zápis a sprístupniť ho všetkým členom. Takto sa žiadne informácie nestratia a neskôr sa k nim môžete kedykoľvek vrátiť. Navyše, ak už je raz niečo zvečnené na papieri, určite to v budúcnosti zaváži viac, než slovo proti slovu. A keď je už slovná výmena nevyhnutná, odporúčame profesionalitu a formálnejší slovník.
„Počas komunikačného workshopu sme si vyskúšali hru, ktorá simulovala situáciu s náročným zákazníkom. Jej cieľom bolo naučiť nás použiť vhodnú komunikačnú stratégiu a adekvátne reagovať na jeho negatívny postoj. Keď som otvorila diskusiu s hercom-zákazníkom frázou: ,Ako sme sa naposledy bavili…‘, odpovedal mi odmietavo a ironicky: ,My sme sa spolu nebavili, nesmiali, netancovali ani nič podobné…‘. Táto reakcia ma naučila, že efektívna komunikácia neznamená len hovoriť, ale aj správne vyjadrovať myšlienky. Uvedomila som si, že výrazy ako ‚bavili sme sa‘ môžu byť niekedy vnímané ako nedostatočne profesionálne, a preto v budúcnosti uprednostním používanie termínov ako ‚komunikovali sme‘, aby som udržala diskusiu na požadovanej úrovni.“
– Miška
Pro zapisovací tip:
Pri vytváraní nového dokumentu v Google Docs môžete využiť funkcionalitu Meeting notes a prepojiť ho s udalosťou vo vašom kalendári. Docs si z eventu stiahne základné informácie o stretnutí a účastníkoch. Zároveň vám pripraví štruktúru poznámok rozdelenú na bežné odrážky a tzv. Action items, teda úlohy na splnenie do budúcna aj so zaškrtávacími poliami. Dokument je prednastavený na zdieľanie všetkým účastníkom udalosti, čo môžete samozrejme zmeniť.
2. Hovorte tak, aby vám rozumeli
Každé odvetvie má svoj jazyk a je dôležité hovoriť jeho rečou. Ak teda chcete komunikovať efektívne, mali by ste byť schopní prispôsobiť klientovi svoju rétoriku aj terminológiu. Či už ide o zdravotníctvo, železiarstvo, šport alebo mäsiarstvo, každá z týchto oblastí má svoje špecifiká a vy by ste si ich mali vopred naštudovať, aby nedošlo k nedorozumeniam. Zároveň je vhodné zdržať sa pri vysvetľovaní zbytočných technických výrazov. Radšej svoje riešenie opíšte na príklade, ktorý si bude vedieť zákazník ľahko predstaviť.
„Z workshopu si odnášam to, aká dôležitá je správna kombinácia profesionálneho a ľudského prístupu. Ak nám náhodou druhá strana nerozumie, nie je vhodné správať sa povýšenecky, ale naopak, plne sa jej prispôsobiť. Napríklad tak, že pri zákazníkoch z netechnických oblastí nebudeme používať programátorskú terminológiu, a namiesto toho vyberieme vhodné analógie z ich brandže.“
– Lukáš
3. Nehrajte mŕtveho chrobáka alebo aj negatívna informácia je lepšia, ako žiadna
Nie vždy všetko dopadne presne podľa očakávaní klienta. Termín sa nestihne, funkcionalita nepracuje správne, napojenie na externú službu zlyhalo. To najhoršie, čo môžete v takejto situácii urobiť, je hrať mŕtveho chrobáka a jednoducho sa odmlčať až do vyriešenia problémov.
„Na workshope som si uvedomil, že je lepšie byť ku klientovi úprimný a hneď mu povedať, ak niečo nestíhame, než nechať veci bez vysvetlenia. Keď sa projekt neposúva tak rýchlo, ako by sa mal, je dôležité ho ubezpečiť, že robíme všetko preto, aby sa to napravilo.“
– Ľuboš
4. Pohľad do budúcna
Ak ste aspoň trošku fanúšikom sci-fi, pravdepodobne poznáte sériu Stopárov sprievodca galaxiou, ktorá sa spája aj s heslom Nepodliehajte panike. Táto fráza je skvele aplikovateľná aj do IT prostredia, v ktorom sa niekedy zdá, že spadnutím databázy či zmazaním určitého súboru nastal koniec sveta. A hoci ku každej práci treba pristupovať s vážnosťou a problémy rozhodne nezľahčovať, v prípade krízovej situácie je najdôležitejšie zachovať pokoj.
„Veta, ktorá mi na komunikačnom workshope zarezonovala najviac, bola: „Ako by si sa na danú situáciu pozeral/a o 2 roky?“ Tento pohľad mi teraz pomáha vidieť v prípade komplikácií veci v širšom kontexte, s nadhľadom a lepšie zvažovať dôležitosť a dopad situácie. To v konečnom dôsledku vedie k mojim uváženejším rozhodnutiam a menšiemu stresu.”
– Veronika
5. “Paint the picture”
Dobrá prezentácia je kľúčom k úspešnej komunikácii. Ideálne je začať ju popisom celkového riešenia a vysvetlením, aké problémy adresuje. Pomáhajú formulky podnecujúce vizualizáciu, ako “Predstavte si…”, alebo porovnanie aktuálne fungujúceho postupu s tým novým, ktoré ste práve vyvinuli. Na záver pridajte detaily a spomeňte užitočné vychytávky spolu s konkrétnymi situáciami, kedy ich klient určite ocení.
Aby ste si zachovali pozornosť publika, vyhnite sa dlhým monológom. Radšej sa počas prezentácie pýtajte, či je všetko jasné. S prípadnými otázkami nečakajte na záver, ale odpovedajte na ne ihneď. Takto podnietite dôležitú diskusiu, získate okamžitú spätnú väzbu a svojou pohovosťou dokážete, že ste vo svojom odbore skutočný profesionál.
Záver slovami nášho kolegu:
„Vývoj softvéru nie je len o technickej zručnosti, ale aj o práci s ľuďmi. Aj začínajúci developer, ktorý nie je v manažérskej pozícii, vie svojím prístupom a komunikáciou prispieť k tomu, že zákazník jeho prácu prijme, bude s ním chcieť aktívne spolupracovať a produkt intenzívne rozvíjať.“
– Juraj
